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Aux fins de modernisation et de simplification de la délivrance des apostilles et légalisations des actes publics français destinés à être produits à l’étranger, l’Ordonnance n° 2020-192 du 4 mars 2020 et le Décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 ont réformé les procédures.

Devant initialement entrer en vigueur en 2023, le Décret n° 2023-25 du 23 janvier 2023 a repoussé la réforme au 1^er janvier 2025.

Petite piqûre de rappel :

• – La légalisation est la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature de l’auteur

de l’acte, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu.

La légalisation est effectuée par le bureau des légalisations du ministère des Affaires étrangères

• – L’apostille est le certificat qui atteste de la véracité de la signature de l’auteur de l’acte, de la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou du timbre dont cet acte est revêtu.

L’apostille est réalisée par le service du parquet général de la cour d’appel du lieu où a son siège le signataire de l’acte ou l’autorité ayant apposé une mention d’enregistrement ou de certification.

Les actes publics sont :

• – les actes émanant des juridictions administratives ou judiciaires, des ministères publics institués auprès de ces dernières et de leurs greffes ;
• – les actes établis par les huissiers de justice ;
• – les actes de l’état civil établis par les officiers de l’état civil ;
• – les actes établis par les autorités administratives ;
• – les actes notariés ;
• – les déclarations officielles telles que les mentions d’enregistrement, les visas pour date certaine et les certifications de signatures, apposées sur un acte sous seing privé ;
• – les actes établis par les agents diplomatiques et consulaires.
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N.B : A compter du 1^er janvier 2024 est créée une base de données nationale dématérialisée des signatures publiques.
Les autorités dont dépendent un signataire d’actes publics susceptibles de faire l’objet de la légalisation ou de l’apostille devront enregistrer dans cette base les informations relatives à ce signataire.

Réforme à compter du 1^er janvier 2025

1/ Les légalisations et apostilles seront réalisées par les notaires dans un délai de trois jours ouvrés à compter du jour où les informations nécessaires à son traitement sont disponibles dans la base de données des signatures publiques.

Des exceptions demeurent lorsque la formalité s’inscrit dans le cadre d’une demande d’entraide judiciaire en matière pénale :
– La légalisation est effectuée par le ministre des affaires étrangères ;
– L’apostille est délivrée par le procureur général près la cour d’appel dans le ressort de laquelle est établi le signataire de l’acte en question.

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• 2/ La procédure sera dématérialisée :
• – pour les actes publics établis sous forme électroniques, la demande pourra être faite par voie dématérialisée ;
• – pour les actes publics établis sous format papier : la formalité pourra être effectuée par courrier ou à un guichet. L’autorité compétente réalisera alors une copie numérique de l’acte public et délivrera la formalité sous format électronique.

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• 3/ Il est créé un registre des légalisations et des apostilles (fichier électronique dans lequel seront enregistrées les légalisations et les apostilles délivrées sous forme électronique) tenu par le Conseil supérieur du notariat.

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• 4/ Le coût, une bonne question.
  A ce jour, ces formalités sont gratuites à l’exception des frais postaux.

Cependant, il serait surprenant que le transfert de compétence aux notaires maintienne la gratuité.
En effet, le Décret 2021-1205 du 17 septembre 2021 prévoit que la délivrance des formalités donne lieu à une redevance dont les modalités sont fixées par arrêté.

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